Privacy e protezione dei dati
Informativa sul trattamento dei dati personali
Aggiornata l'8 settembre 2026 · versione 1.3
Titolare del trattamento
Il titolare del trattamento è Percom Group snc, con sede in Via Risorgimento, 13 — 35010 Limena (PD), Italia, P. IVA 04801860281.
Per questioni relative alla privacy, anche se non hai un account, puoi scrivere a info@hotelness.it.
Quali dati trattiamo
- Account: nome facoltativo, email, password conservata esclusivamente mediante hash non reversibile, date di registrazione, verifica e accesso.
- Struttura e check-up: dati dell'hotel, sito e collegamenti pubblici, risposte al questionario, informazioni economiche e operative dichiarate, punteggi, interventi e report.
- Reputazione pubblica: voti e quantità di recensioni provenienti da Google, Booking.com e TripAdvisor; un campione di testi Booking, con eventuale voto, anno, lingua e tipologia di camera. Il nostro formato non conserva nome dell'autore, identificativo della recensione, data precisa o risposta della struttura. I testi liberi sono sottoposti alle misure di minimizzazione descritte sotto.
- Analisi del sito: dati tecnici pubblicamente accessibili e, quando previsto, screenshot della homepage desktop e mobile.
- Sicurezza e prova delle scelte: indirizzo IP e informazioni tecniche indispensabili per sessione, prevenzione di abusi e diagnosi degli errori; versione, testo, data, ora, fonte e riscontri tecnici dell'accettazione dei termini, della presa visione privacy e dell'eventuale consenso marketing.
- Comunicazioni: contenuto dei messaggi inviati volontariamente e informazioni necessarie per email di servizio.
Evita di inserire nel questionario dati sanitari, documenti di identità o altre informazioni personali non richieste.
Finalità e basi giuridiche
Esecuzione del servizio richiesto e misure precontrattuali (art. 6.1.b GDPR).
Legittimo interesse del titolare a proteggere il servizio e gli utenti (art. 6.1.f), bilanciato con i diritti degli interessati.
Per eventuali dati personali di recensori e altri terzi: legittimo interesse a comprendere qualità e criticità dei servizi ricettivi e fornire indicazioni di miglioramento alle strutture (art. 6.1.f GDPR), nei limiti della necessità e del bilanciamento con i diritti degli interessati. Il contratto con l'hotel non costituisce di per sé una base giuridica per trattare i dati dei recensori.
Esecuzione del servizio e sicurezza.
Consenso facoltativo (art. 6.1.a GDPR e art. 130 Codice Privacy), separato dalla creazione dell'account e revocabile in ogni momento.
Adempimento di obblighi legali (art. 6.1.c) e accertamento, esercizio o difesa di un diritto.
I dati contrassegnati come necessari servono per creare l'account ed erogare il servizio; senza di essi alcune funzioni non possono essere fornite. I campi indicati come facoltativi possono essere omessi.
Origine dei dati, fonti pubbliche e intelligenza artificiale
I dati provengono dall'utente, dal sito pubblico della struttura e, quando collegati, da Google Places/Maps, Booking.com e TripAdvisor mediante i rispettivi servizi o fornitori tecnici. Possono riguardare anche le strutture selezionate per il confronto.
Un filtro sui testi delle recensioni rimuove email, numeri telefonici, collegamenti e nomi riconosciuti. Questa minimizzazione non garantisce che ogni dettaglio identificante venga riconosciuto: non equipariamo i testi ripuliti a dati sicuramente anonimi. L'analisi riguarda il campione effettivamente acquisito, non necessariamente tutte le recensioni online.
Le acquisizioni possono avvenire tramite Apify, che tratta i dati durante l'esecuzione dei servizi richiesti prima dell'applicazione del filtro Hotelness. Le analisi AI utilizzano Gemini API di Google su un progetto a pagamento. Il report presenta sintesi e indicazioni sulla struttura: non ha lo scopo di identificare o valutare individualmente i recensori e i loro dati non vengono usati per contattarli con offerte commerciali.
Alcune analisi possono essere assistite da sistemi di intelligenza artificiale. Prima dell'invio i dati delle recensioni vengono minimizzati; l'AI produce indicazioni di supporto che non determinano decisioni con effetti giuridici o analogamente significativi sull'utente. Il gestore dell'hotel resta libero di valutarle e ignorarle.
Quando viene utilizzato un fornitore AI esterno, Hotelness seleziona configurazioni e condizioni contrattuali adeguate al trattamento, limita i dati trasmessi a quelli necessari e non invia intenzionalmente nomi dei recensori o identificativi delle singole recensioni.
Destinatari e trasferimenti
Possono trattare dati, nei limiti necessari: personale autorizzato, fornitori di hosting e database (Ergonet), servizio email, Google per Gemini e i servizi collegati, Apify e fornitori tecnici coinvolti nelle acquisizioni, consulenti tecnici o legali. I fornitori agiscono secondo il ruolo applicabile al servizio; informazioni sui destinatari e sui responsabili possono essere richieste al contatto privacy.
Alcuni fornitori possono trattare dati fuori dallo Spazio economico europeo. In questi casi il trasferimento avviene sulla base di una decisione di adeguatezza applicabile oppure di garanzie appropriate previste dal GDPR, comprese, quando necessarie, le clausole contrattuali standard della Commissione europea. Informazioni aggiornate sui fornitori e sulle garanzie utilizzate possono essere richieste a info@hotelness.it.
Tempi di conservazione
I dati vengono conservati solo per il tempo necessario alle finalità indicate, secondo i seguenti criteri:
- account, profilo e check-up: per la durata del rapporto; gli account inattivi per 24 mesi possono essere cancellati dopo un avviso inviato all'indirizzo registrato;
- testi minimizzati delle recensioni Booking: massimo 60 giorni dall'acquisizione; una nuova acquisizione ha un proprio termine. Le sintesi del report seguono la durata del check-up e non richiedono la conservazione permanente dei testi;
- log tecnici, sicurezza e rate limit: massimo 90 giorni, salvo necessità di conservazione ulteriore per indagare un incidente o tutelare un diritto;
- prove dell'accettazione dei termini, della presa visione e dei consensi: per la durata dell'account e fino a 5 anni dalla chiusura o dalla revoca, per documentare le scelte effettuate;
- richieste di assistenza e comunicazioni: massimo 24 mesi dalla chiusura della richiesta; documenti amministrativi e fiscali per i termini previsti dalla legge, normalmente 10 anni;
- dati marketing: fino alla revoca del consenso; una traccia minima dell'opposizione può essere conservata per evitare ulteriori invii;
- backup dell'hosting: conservazione massima di 30 giorni. Le copie di sicurezza non vengono usate per le attività ordinarie; in caso di ripristino devono essere riapplicate le cancellazioni e le scadenze.
Alla scadenza i dati devono essere cancellati o resi anonimi in modo irreversibile. I tempi dei trattamenti tecnici dei fornitori sono distinti da quelli del nostro database: Google dichiara una conservazione di prompt, contesto e risposte per 55 giorni per i controlli antiabuso di Gemini API, secondo la propria policy.
I tuoi diritti
Nei casi previsti puoi chiedere accesso, rettifica, cancellazione, limitazione, portabilità e opposizione al trattamento basato sul legittimo interesse; puoi inoltre revocare un eventuale consenso senza pregiudicare i trattamenti precedenti.
Scrivi a info@hotelness.it, anche per chiedere la chiusura dell'account o segnalare dati che ti riguardano in una recensione. Le richieste sono gestite manualmente. Potremo chiedere le sole informazioni proporzionate a verificare l'identità e individuare il contenuto interessato.
Rispondiamo entro un mese; nei casi consentiti il termine può essere prorogato fino a ulteriori due mesi, comunicando entro il primo mese la proroga e i motivi. Puoi proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali o all'autorità competente del tuo Stato.